Rwyf wedi treulio’r rhan fwyaf o fy ngyrfa yn helpu timau i symud o siarad am ddylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr (UCD) i’w wneud mewn gwirionedd, yn aml fel rhan o raglenni trawsnewid digidol.

Un peth rydw i wedi’i ddysgu yw hyn: nid yw trawsnewid yn arafu oherwydd nid oes ots gan bobl. Mae’n arafu oherwydd ein bod yn trin “digidol” fel technoleg yn unig, yn hytrach na ffordd o weithio a meddwl.

Dros y degawd diwethaf, rydym wedi dod yn bell yng Nghymru. Mae llawer o arweinwyr y sector cyhoeddus bellach yn siarad am ddylunio ystwyth sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr, a thrawsnewid digidol. Mae’r geiriau hyn wedi treiddio fewn i’n geirfa arweinyddiaeth, ac mae hynny’n arwydd o gynnydd.

Ond eto, yn aml mae postiadau ar-lein gan arweinwyr digidol yng Nghymru yn fy ngadael ar goll. Nid oherwydd nad yw’r gwaith yn bwysig, ond oherwydd bod y ffocws ar dechnoleg: uwchraddio seilwaith neu fetrigau mewnol na all pobl o’r tu allan eu deall. Mae’n anodd gweld y cyhoedd yn y darlun.

O’i gymharu, pan fyddaf yn darllen postiadau gan arweinwyr yn Lloegr ac mewn mannau eraill, rwy’n eu deall ar unwaith. Maen nhw’n siarad am ganlyniadau. Am bobl. Am wneud gwasanaethau cyhoeddus weithio’n well. Nid arddull cyfathrebu yn unig yw’r gwahaniaeth, ond beth sy’n cael ei ganoli: systemau neu ddinasyddion.

Dim ond y cam cyntaf yw dysgu iaith ddigidol. Nawr mae angen i ni ddysgu sut i’w harfer: sut i arwain, trefnu a gwneud penderfyniadau mewn ffyrdd gwirioneddol ddigidol, wedi’u canoli ar anghenion defnyddwyr. Oni bai bod ein timau, ein diwylliant, ein strwythurau a’n harferion arweinyddiaeth yn esblygu hefyd, dim ond geiriau y maent yn parhau i fod.

Pan nad yw’r sgwrs yn cyd-fynd â’r arfer

Mae gan lawer o sefydliadau’r bwriad cywir. Mae arweinwyr wir eisiau gwella gwasanaethau, cefnogi timau a gwneud gwahaniaeth. Eto i gyd, mae ein systemau a’n strwythurau yn aml yn ein tynnu’n ôl at hen batrymau: rheolaeth, sicrwydd a hierarchaeth.

Gallwch ei weld yn ein siartiau sefydliadol ac yn ein dulliau llywodraethu.
Dywedwn ein bod yn canolbwyntio ar y defnyddiwr, ond rydym yn dal i benderfynu ar ddatrysiadau cyn i ni ddeall y problemau.

Dywedwn ein bod yn ystwyth, ond mae ein timau’n treulio mwy o amser yn adrodd ar gynnydd nag yn ei wneud.

Dywedwn ein bod yn cael ein gyrru gan ddata, ond yn aml rydym yn mesur yr hyn sy’n edrych yn dda mewn adroddiad blynyddol.

Dywedwn ein bod yn gweithio yn agored, ond yn atal timau rhag trafod heriau neu rwystrau yn agored oherwydd “risg i’r cwmni”.

Nid o fwriad drwg y daw hyn. Mae’n dod o arfer, o flynyddoedd o gymharu arweinyddiaeth â sicrwydd ac arbenigedd, yn hytrach na chwilfrydedd a dysgu.

Sut olwg sydd mewn gwirionedd ar arweinyddiaeth ddigidol

Mae arweinyddiaeth ddigidol wirioneddol yn ymwneud â chreu’r amodau i waith sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr ffynnu. A’i amddiffyn pan fydd y system yn gwrthio’n ôl.

Mewn gormod o sefydliadau, mae datrysiadau yn dal i gael eu pennu ymlaen llaw cyn i unrhyw un siarad â defnyddiwr. Caiff cyfnod darganfod ei drin fel rhywbeth dewisol, neu ar y gorau, mae ymchwil yn cael ei thrin fel gweithgaredd ‘un tro yn unig’. Mae dylunwyr ac ymchwilwyr wedi’u gwasgaru’n denau ar draws prosiectau, heb fawr o bŵer i ddylanwadu. Mae timau cyflawni a datblygu yn fwy niferus na thimau UCD, deg i un, a phan fydd pwysau’n dod, ymchwil defnyddwyr yw’r peth cyntaf i’w dorri.

Mae cost hyn eisoes yn weladwy. Yn y tymor byr, mae timau’n colli egni ac yn blino, ac mae gwasanaethau’n methu’n dawel. Yn y tymor canolig, rydym yn colli’r dalent sydd ei hangen arnom fwyaf - yr ymchwilwyr, y dylunwyr a’r arweinwyr digidol sydd eisiau adeiladu pethau’n iawn. Ac yn y tymor hir, pan fydd bwysicaf, dim ond system fregus sy’n weddill.

Mae’r dewis arall yn anoddach, ond yn well: creu amgylchedd lle mae’n ddiogel profi, dysgu ac addasu, blaenoriaethu ymchwil, a thrin tystiolaeth defnyddwyr fel tystiolaeth go iawn. Dyna sut mae trawsnewid yn dod yn rhywbeth rydyn ni’n ei wneud, nid dim ond rhywbeth rydyn ni’n ei ddweud.

Pan fydd dylunio sy’n canolbwyntio ar y defnyddiwr yn diflannu, mae niwed yn dod yn anweledig. Rydyn ni’n rhoi’r gorau i weld sut mae polisïau a gwasanaethau’n methu pobl go iawn. Rydyn ni’n colli’r cyfle i ddylunio’n ofalus, ac i drwsio pethau cyn iddyn nhw fethu.

Nid problem cyflawni yw honno, ond broblem arweinyddiaeth.

O iaith i ymarfer

Rydym wedi dysgu siarad iaith ddigidol yng Nghymru. Mae hynny’n gamp enfawr. Ond nawr daw’r rhan anoddach a mwy cyffrous: rhoi’r geiriau hynny ar waith.

Mae arweinyddiaeth ddigidol yn golygu defnyddio pŵer yn wahanol: amddiffyn ymarferwyr UCD a’u harbenigedd pan fo popeth o’u cwmpas yn gwthio am gyflymder; blaenoriaethu archwilio problemau a gwneud ymchwil dros neidio i ddatrysiadau hyd yn oed pan fydd cyllidebau’n tynhau; a thrin tystiolaeth gan ddefnyddwyr fel y data mwyaf gwerthfawr y gall tîm ei ddal.

Pan fydd arweinwyr yn gwneud hynny, mae trawsnewid digidol yn dod yn arfer byw, nid ymarfer cyfathrebu yn unig. Arfer sy’n cadw cynhyrchion a gwasanaethau’n ddynol ac yn cadw ein hymarferwyr mwyaf medrus yn frwdfrydig i aros ac adeiladu yma yng Nghymru.

Mae hynny’n golygu symud o reolaeth i ymddiriedaeth. O sicrwydd i ddysgu. O “ddigidol fel gweithgaredd cyflawni” i “ddigidol fel diwylliant.”

Os gallwn wneud y newid hwnnw gyda’n gilydd, fel arweinwyr, ymarferwyr, a chymunedau, yna bydd “trawsnewid digidol” o’r diwedd yn golygu’r hyn yr ydym wedi gobeithio y byddai: gwasanaethau cyhoeddus gwell, wedi’u llunio gan ac er mwyn y bobl sy’n eu defnyddio a’u darparu.