Mae’r darn hwn ar gyfer arweinwyr.

Pan ddywedaf arweinwyr, rwy’n golygu unrhyw un sy’n arwain tîm neu sefydliad, waeth beth fo’i faint, yn enwedig ym myd llywodraeth a’r trydydd sector.

Os ydych yn teimlo’n atebol am ganlyniadau, risg, enw da ac arian cyhoeddus, ond nad ydych bob amser yn cael golwg glir ar y gwaith yn ddigon cynnar i’w lywio, mae’r darn hwn ar eich cyfer.

Y broblem y mae arweinwyr yn ei hwynebu

Nid diffyg bwriad sydd gan y rhan fwyaf o’r arweinwyr rwy’n gweithio gyda nhw.

Yr hyn sy’n brin yw dealltwriaeth amserol o’r gwaith a’r heriau sy’n codi yn ddigon cynnar.

Maent yn atebol am wneud penderfyniadau, ond yn aml dim ond yn hwyr iawn y maent yn gweld y gwaith. Maent yn derbyn diweddariadau ar ôl i’r gwaith galedu, pan fo newid cyfeiriad yn gostus, yn wleidyddol sensitif, neu’n achosi embaras.

Yn y cyfamser, mae pobl eraill yn y sefydliad yn llenwi’r bwlch gwybodaeth gyda’u straeon eu hunain. Pan fo gwybodaeth yn brin, mae rhagdybiaethau’n cymryd yr awenau. Mae straeon yn ffurfio. Mae ymddiriedaeth yn dirywio.

Os ydych erioed wedi meddwl, “Pam mai dim ond nawr rwy’n clywed am hyn?”, rydych eisoes yn deall y broblem.

Yr ateb sy’n ymddangos yn groes i reddf

Gall gweithio’n agored ymddangos fel pe bai’n golygu ildio rheolaeth.

Yn ymarferol, mae’n aml yn rhoi mwy o’r hyn sydd ei angen ar arweinwyr mewn gwirionedd: gwell mewnwelediad yn gynharach, llywodraethu cliriach, a llai o bethau annisgwyl.

Mae Public Digital yn disgrifio’r patrwm traddodiadol fel un o ddarlledu, hierarchaidd ac wedi’i reoli’n dynn, gyda “datgeliad mawr” ar y diwedd.

Mae gweithio’n agored yn gwrthdroi hynny. Mae’n gwneud penderfyniadau, dysgu a chyfaddawdau yn weladwy tra bod y gwaith yn dal i fynd rhagddo, nid ar ôl y ffaith.

Nid marchnata yw hyn. Mae’n fath o lywodraethu.

Yng Nghymru, nid syniad dymunol yn unig yw hyn. Mae Safon Gwasanaeth Digidol Cymru yn disgwyl i dimau weithio’n agored lle mae’n ddiogel gwneud hynny. Er enghraifft:

  • rhannu eich meddwl yn gynnar i gael adborth a dysgu, fel y gallwch addasu’r cwrs
  • rhannu’r rhesymeg y tu ôl i benderfyniadau
  • rhannu arteffactau defnyddiol wrth i’r gwaith fynd rhagddo

I arweinwyr, mae hyn yn bwysig oherwydd ei fod yn ail-fframio bod yn agored fel rhan o arfer da, nid fel dewis ychwanegol peryglus.

Mae hwn yn ffordd o arwain newid gyda signal gwell, gan eich galluogi i weld beth sy’n sownd, beth sy’n newid, a beth sydd angen penderfyniad cyn iddo droi’n argyfwng.

Po gynharaf y cewch yr arwyddion, y gorau fydd eich penderfyniadau.

Beth mae “gweithio’n agored” yn ei olygu

Mae tîm yn gweithio’n agored pan fydd yn gwneud y gwaith yn weladwy wrth iddo ddigwydd, drwy ddiweddariadau bach a hawdd eu deall sy’n cynnwys beth sy’n mynd yn dda, beth sy’n newid, a beth sydd wedi’i ddysgu.

Yn aml, y gwaith mwyaf gwerthfawr wrth weithio’n agored yw’r manylion “technegol”:

  • sut mae’r gwaith yn cael ei wneud
  • pa dystiolaeth sy’n llywio’r gwaith
  • pa gyfaddawdau sy’n cael eu gwneud

Nid perfformiad mo hyn. Os yw’n troi’n berfformiadol, mae’n peidio â bod yn ddefnyddiol.

Wrth ddweud “perfformiadol”, rwy’n golygu cyhoeddiadau cyfathrebu ar ôl y digwyddiad, sy’n cyflwyno stori linellol arwynebol gyda thro cadarnhaol, heb ddatgelu’r gwir ddysgu, y dewisiadau anghywir, na manylion ymarferol sut cafodd y gwaith ei wneud.

Sut mae arweinwyr yn ei gwneud yn bosibl

Os mai dim ond un peth fyddwch yn ei gofio, cofiwch hyn.

Anaml iawn mai gallu yw’r rhwystr mwyaf. Caniatâd yw’r broblem fel arfer.

Mae arweinwyr yn galluogi gweithio’n agored drwy bedwar ymddygiad.

1. Gwneud caniatâd yn glir

Os nad yw pobl yn sicr a yw bod yn agored yn cael ei ganiatáu, byddant yn tueddu i gadw’n dawel.

Dywedwch yn glir:

  • “Bod yn agored yw’n ffordd ni o weithio, oni bai bod rheswm da dros beidio.”
  • “Rhannwch yr hyn rydych yn ei ddysgu wrth i’r gwaith ddigwydd, nid dim ond y cynnyrch gorffenedig.”
  • “Os ydych yn ansicr, gofynnwch yn gynnar. Byddwn yn eich helpu i benderfynu.”

Dyma hefyd sut rydych yn sicrhau nad yw bod yn agored yn dibynnu ar ddewrder unigol, ond yn dod yn ffordd o weithio sy’n cael ei chefnogi.

2. Gosod ffiniau sy’n gwneud iddo deimlo’n ddiogel

Mae bod yn agored heb ffiniau yn aml yn gwneud arweinwyr yn bryderus.

Mae’r pryder hwnnw’n rhesymol. Mae Matt Jukes yn disgrifio sut y gall pobl ddarllen rhwng y llinellau, adnabod eu hunain yn yr hyn sy’n cael ei ysgrifennu, a chodi pryderon. Mae hefyd yn tynnu sylw at y ffaith y gall cynnwys deithio ymhellach nag a fwriadwyd.

Felly rhowch ffiniau syml a chlir i dimau:

  • cadw’r ffocws ar y gwaith, nid ar unigolion
  • osgoi enwi pobl mewn cyd-destunau risg, gwrthdaro neu sensitif
  • cymryd yn ganiataol y gall unrhyw beth a gyhoeddir gyrraedd cynulleidfa ehangach nag a fwriadwyd
  • bod yn ofalus gyda safbwyntiau cryf lle mae didueddrwydd yn bwysig
  • cytuno beth sydd ddim yn cael ei rannu (er enghraifft data personol, diogelwch, caffael byw)

Dyma hefyd pam mae syniad OpenMatt’s slider yn ddefnyddiol. Gellir bod yn agored mewn gwahanol raddau: o fod ar gau, i “ddim eto”, i agored, i “gwaeddi o ben y toeau”.

Rôl yr arweinydd yw gwneud y ffiniau hynny’n glir.

3. Dileu rhwystrau, cadw perchnogaeth gyda’r timau

Os oes angen chwe haen o gymeradwyaeth i gyhoeddi, rydych yn dysgu pobl i beidio â thrafferthu.

Nid eich rôl chi yw bod yn brif olygydd. Eich rôl yw dileu’r rhwystrau sy’n gwneud bod yn agored yn boenus.

Gall hynny olygu:

  • adolygiad ysgafn ar gyfer cynnwys sensitif (ysgrifennu mewn par neu wirio gyda chydweithiwr, nid pwyllgor)
  • tîm cyfathrebu’n gweithredu fel galluogwyr, nid fel ceidwaid gatiau
  • man mewnol diogel i ddechrau, cyn rhannu’n ehangach

Y nod yw gwneud bod yn agored yn llwybr hawdd. Os yw’n haws rhannu diweddariad byr nag yw cynhyrchu pecyn sleidiau, bydd timau’n rhannu mwy. Byddwch yn cael arwyddion cynnar gyda llai o faich adrodd.

4. Ei fodelu’n gyntaf

Dyma’r cam y mae’r rhan fwyaf o arweinwyr yn ei osgoi, a dyma’r un sy’n newid popeth.

Os ydych yn dweud wrth dimau i weithio’n agored tra’ch bod chi’n aros ar gau, bydd pobl yn tybio bod bod yn agored yn beryglus, yn ddewisol, neu’n rhywbeth ar gyfer staff iau yn unig. Fel arfer, dyna ddiwedd arni.

Dechreuwch drwy rannu eich diweddariadau bach eich hun: beth rydych yn canolbwyntio arno, beth rydych yn ei ddysgu, a beth sydd wedi newid.

Pan fyddwch yn modelu bod yn agored, rydych yn gwneud tri pheth pwerus:

  • rydych yn creu diogelwch seicolegol - mae pobl yn gweld bod dysgu ac ansicrwydd yn dderbyniol
  • rydych yn gosod y norm diwylliannol - mae gwelededd yn dod yn rhan o sut mae gwaith yn cael ei wneud, nid yn ychwanegiad cyfathrebu
  • rydych yn lleihau bylchau yn y naratif - mae llai o bobl yn gorfod dyfalu beth sy’n digwydd

Os ydych eisiau un frawddeg i’w defnyddio gyda’ch timau:

“Mi wnaf i fynd gyntaf. Mi ranaf fy niweddariadau fy hun, a byddaf yn darllen eich rhai chi gyda chwilfrydedd, nid barn.”

Pryderon cyffredin arweinwyr (a beth i’w wneud yn lle hynny)

Mae’r rhain yn bryderon cyfarwydd i lawer o arweinwyr. Dyma sut i ymateb:

“Bydd yn ymddangos nad ydym yn gwybod beth rydym yn ei wneud.”

Mae’r rhan fwyaf o waith newid yn ansicr. Mae esgus bod popeth yn sicr yn creu bregusrwydd.

Mae bod yn agored yn disodli sicrwydd ffug gyda dysgu credadwy.

“Beth os bydd pobl yn dwyn ein syniadau?”

Efallai y byddant.

Yn aml, mae hynny’n gyfaddawd da. Pan fydd eraill yn adeiladu ar eich gwaith, rydych yn lleihau dyblygu, yn denu adborth defnyddiol, ac yn cysylltu â phobl sy’n datrys problemau tebyg. Yn y sector cyhoeddus, mae hynny’n bwysig.

“Beth os bydd pobl yn ei gamddeall?”

Efallai y byddant.

Dyna pam mae ffiniau’n bwysig. Nid yw gweithio’n agored yn golygu “dweud popeth”. Mae’n golygu “dweud digon, yn ddigon aml, fel nad oes rhaid i bobl ddyfalu”.

“Does gennym ni ddim amser.”

Does gennych chi ddim amser i beidio.

Mae gweithio’n agored fel arfer yn gyflymach ac yn rhatach na theatr friffio. Mae diweddariad byr a sgrinlun yn well na phecyn 30 tudalen nad yw neb yn ei ddarllen.

Un peth syml i’w roi ar waith ar unwaith

Dewiswch un tîm a chynnal arbrawf chwe wythnos.

Eich unig ofyniad yw hyn: cyhoeddi diweddariad wythnosol byr i gynulleidfa y cytunwyd arni (mae mewnol yn iawn), sy’n cwmpasu:

  • beth sydd wedi newid yr wythnos hon
  • beth rydych wedi’i ddysgu
  • beth sy’n sownd
  • pa benderfyniad neu gymorth sydd ei angen

Eich rôl chi fel arweinydd yw gwneud tri pheth, bob wythnos:

  • diogelu 30 munud i’r tîm ei ysgrifennu
  • dileu cymeradwyaethau diangen
  • ymateb unwaith gyda chwilfrydedd (un cwestiwn, un cynnig o gymorth)

Os bydd hyn yn gweithio, byddwch yn ei sylwi mewn cyfarfodydd. Bydd pobl yn cyfeirio at y diweddariadau. Bydd dibyniaethau’n dod i’r amlwg yn gynharach. Bydd ymddiriedaeth yn dechrau cynyddu dros amser.

Os ydych yn ymarferydd sy’n darllen hyn

Rhannwch hwn gyda’ch arweinwyr.

Nid yw’r rhan fwyaf o arweinwyr yn gwrthwynebu bod yn agored. Maent yn ofalus oherwydd eu bod yn teimlo’n atebol am risg, ac mae angen ffordd ddiogel arnynt i allu dweud “ie”

Darllen pellach

Wrth ysgrifennu’r canllaw hwn, rwyf wedi adeiladu ar waith pobl sydd wedi bod yn gweithio yn y maes hwn ers blynyddoedd. Diolch i bawb sy’n gweithio’n agored ac yn rhannu eu profiad.

🙏

Enghreifftiau o weeknotes

  • Cymru Ddigidol – prosiect cymunedol answyddogol i rannu adnoddau digidol yng Nghymru, gan gynnwys rhestr o weeknotes.
  • Awdurdod Cyllid Cymru – blog sy’n rhannu sut maent yn creu gwasanaethau i bobl yng Nghymru.
  • GiveWell – yn mynd gam ymhellach drwy ganolbwyntio’n benodol ar rannu eu camgymeriadau. Sut mae hynny’n gwneud i chi deimlo am y sefydliad wrth i chi ddarllen y dudalen hon?
  • Weeknotes Sickle Cell gan Public Digital – weeknotes penodol i brosiect, dros gyfnod amser cyfyngedig.